Vatandaşlık dosyanızdaki belgelerin bir kısmı Türkiye'de, bir kısmı Romanya'da düzenlenir. Bir ülkede düzenlenen resmî belgenin diğer ülkede de kabul edilmesi için araya bir onay adımı girer. Bu adımın adı apostil.
Kulağa teknik geliyor ama işleyişi basit. Aşağıda apostilin ne işe yaradığını, Türkiye'de hangi kurumdan alındığını ve dosyalarda en sık nerede takıldığını anlattık.
Apostil ne işe yarar?
Apostil, bir resmî belgenin üzerindeki imzanın, mührün ve imzalayan kişinin sıfatının gerçek olduğunu doğrulayan onay şerhidir. Belgeye eklenen küçük bir kutucuk gibi düşünün. İçinde belgeyi kimin düzenlediği, hangi makamın onayladığı, tarih ve bir numara yazar.
Dayanağı 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi. Türkiye, Romanya ve Bulgaristan bu sözleşmeye taraf. Bu yüzden üç ülke arasında belge dolaşımı için ayrıca konsolosluk tasdiki istenmez; apostil yeterli olur.
Apostil belgenin içeriğini onaylamaz
Apostil yalnızca imza ve mührün gerçekliğini teyit eder. Belgede yazan bilginin doğru olup olmadığı ayrı bir konudur. Bu ayrımı bilmek, dosyadaki hangi sorunun apostille çözülemeyeceğini de gösterir.
Hangi belgelerde apostil gerekir?
Kural basit: Romanya'ya sunulacak her Türk resmî belgesinin apostilli olması beklenir. Vatandaşlık dosyalarında en sık apostillediklerimiz şunlar:
- Vekâletname. Süreci sizin adınıza yürütmemizi sağlayan belge. Noterde düzenlenir.
- Vukuatlı nüfus kayıt örneği. Soy bağını gösteren temel Türk belgesi.
- Doğum ve evlilik belgeleri. Kuşaklar arasındaki bağın resmî karşılığı.
- Muvafakatname. 18 yaş altı çocukların dosyaya dahil edilmesi için.
Elinizdeki her belgeye apostil gerekmez. Önce hangi belgenin dosyaya gireceğini netleştirir, sonra apostil listesini çıkarırız. Gereksiz belgeye apostil almak boşa masraf ve boşa gün demek.
Şerhte ne yazar?
Apostil şerhi ülkeden ülkeye görsel olarak farklılaşsa da içeriği standarttır. Lahey Sözleşmesi, şerhte bulunması gereken alanları numaralandırarak belirlemiştir: belgenin düzenlendiği ülke, belgeyi imzalayan kişi, bu kişinin sıfatı, mührü taşıyan makam, onayın yapıldığı yer ve tarih, onayı yapan makam, seri numarası, mühür ve imza.
Bu numaralandırma sayesinde Romanya'daki görevli Türkçe bilmese de şerhi okuyabilir. Üzerindeki seri numarasıyla belgenin gerçekliği ilgili kurumdan sorgulanabilir.
Türkiye'de apostili hangi kurum verir?
Türkiye'de tek bir apostil merkezi yok. Yetki, belgenin türüne göre ikiye ayrılıyor.
İdari belgeler
Nüfus kayıt örneği, doğum ve evlilik belgesi, diploma gibi idari nitelikteki belgelerin apostilini valilikler ve kaymakamlıklar verir. Pratikte belgeyi aldığınız yerin kaymakamlığı en kısa yol oluyor.
Adli belgeler ve noter işlemleri
Mahkeme kararları, savcılık yazıları ve noterde düzenlenen belgeler adli belge sayılır. Bunların apostili adliyelerdeki adli yargı adalet komisyonu başkanlıklarından alınır. Her adliyede değil; ağır ceza mahkemesi bulunan merkezlerdeki adliyelerde.
En sık karışan yer tam burası. Vekâletname noterde düzenlenir, dolayısıyla apostili kaymakamlıktan değil adliyeden alınır. Kaymakamlığa gidip sıraya girenlerin geri döndüğünü çok gördük.
Sıra neden önemli?
Türkçe bir belge Romanya'da doğrudan okunmaz. Yani apostil tek başına yetmez, belgenin Romence hâli de gerekir. İki işlemin sırası dosyanın kabul edilip edilmemesini etkileyebilir.
- Belgenin güncel aslını alın. Fotokopi ya da taranmış çıktı işe yaramaz.
- Apostil şerhini ekletin. Doğru kurumu belge türüne göre seçin.
- Yeminli tercüme yaptırın. Apostil şerhinin kendisi de tercümeye dahil edilmelidir.
- Tercümeyi noterde tasdik ettirin. Bazı belgelerde bu tasdikin de apostillenmesi istenir.
Hangi belgede hangi sıranın izleneceği dosyadan dosyaya değişir. Biz danışmanlık verdiğimiz dosyalarda tercüme, noter tasdiki ve apostil adımlarını tek plan hâlinde yürütüyoruz; siz ayrı ayrı kurum dolaşmıyorsunuz.
Bir örnek: vekâletnamenin yolculuğu
Soyut kalmasın diye tek bir belgeyi baştan sona izleyelim. Vekâletname sürecin ilk evrağı ve en çok soru aldığımız belge.
- Size ilettiğimiz örnek metinle notere gidersiniz. Metnin içeriği önemli; eksik yetki, sonradan işlem yapamamak demek.
- Noter vekâletnameyi düzenler ve onaylar. Belge artık adli niteliktedir.
- Apostili adliyedeki adli yargı adalet komisyonu başkanlığından alınır.
- Belge yeminli tercümanla Romenceye çevrilir; apostil şerhi de çeviriye dahil edilir.
- Çeviri noterde tasdik edilir ve dosyadaki yerine konur.
Beş adım kulağa uzun geliyor ama pratikte birkaç güne sığar. Danışanlarımızın çoğu yalnızca ilk adımı yapar, kalanını biz yürütürüz.
En sık yapılan altı hata
- Fotokopiye apostil aranması. Apostil, ıslak imzalı ve mühürlü asıl belgeye verilir.
- Eski tarihli belge. Nüfus kayıt örneği gibi belgelerde güncellik beklenir. Aylar önce alınmış bir örnek dosyaya girdiğinde tazeliğini yitirmiş olabilir.
- Yanlış kurum. Noter belgesi için kaymakamlığa, nüfus belgesi için adliyeye gitmek en yaygın kayıp.
- Apostil şerhinin tercüme edilmemesi. Şerh çevrilmeden kalırsa belge eksik sayılabilir.
- İsim yazımı farkları. Türkçe karakterler, evlilik öncesi soyadı ya da eski kayıtlardaki yazım farklılıkları belgeler arasında uyuşmazlık yaratır. Böyle bir fark varsa apostil öncesinde düzeltmek gerekir.
- Şerhin belgeden ayrılması. Apostil ayrı bir sayfaya basılıyorsa belgeye kurumun kendi usulüyle iliştirilmiş olmalı. Sonradan sökülmüş bir ek kabul edilmez.
Elektronik apostil
Son yıllarda bazı belge türleri için elektronik apostil de veriliyor. Elinizdeki belgenin bu kapsamda olup olmadığını işleme başlamadan önce ilgili kuruma sormanız zaman kazandırır.
Romanya'dan gelen belgelerde durum ne?
Akış çift yönlü. Romanya arşivinden çıkan bir doğum kaydını Türkiye'de kullanacaksanız, bu kez apostil Romanya tarafında alınır. Orada da yetki belge türüne göre dağılmış durumda: idari belgeler için valilik karşılığı olan makamlar, mahkeme ve noter belgeleri için adli makamlar devrede.
Arşiv araştırması hizmetimizde bulunan belgeyi size ham hâliyle değil, apostilli resmî belge olarak teslim ediyoruz. Araştırmanın nasıl ilerlediğini merak ediyorsanız arşiv araştırması yazımıza göz atabilirsiniz.
Ne kadar sürer, ne kadar tutar?
Apostil işleminin kendisi çoğu zaman aynı gün biter. Süreyi uzatan şey apostil değil, öncesindeki belge temini ve sonrasındaki tercüme adımı. Ücretler kurumların kendi tarifelerine bağlı olduğu ve dönem dönem değiştiği için burada rakam vermiyoruz; işlem sırasında güncel tutarı ilgili kurum söyler.
Apostilin geçerlilik süresi var mı?
Apostil şerhinin kendisine tanımlı bir son kullanma tarihi yok. Ama altındaki belgenin güncelliği önemli. Nüfus kayıt örneği gibi değişken bilgi taşıyan belgelerde makamlar yakın tarihli örnek bekler. Doğum kaydı gibi değişmeyen bir belgede ise tarih genellikle sorun olmaz.
Pratikte şunu yapıyoruz: değişken belgeleri teslim tarihine yakın bir zamanda tazeliyoruz. Böylece hazırlık uzasa bile dosya güncel belgelerle teslim ediliyor.
Kendiniz mi halletmelisiniz?
Tek bir belge için apostil almak zor değil. Zorluk, bir vatandaşlık dosyasında onlarca belgenin doğru sırayla, doğru kurumdan ve birbiriyle uyumlu isimlerle hazırlanması gerektiğinde başlıyor. Bir belgedeki eksik, dosyanın tamamını bekletebiliyor.
Danışmanlık verdiğimiz dosyalarda bu adımları biz üstleniyoruz. Sizden istediğimiz belge listesi kısa: noter onaylı ve apostilli vekâletname, kimlik ve pasaport fotokopisi, e-Devlet'ten alacağınız alt-üst soy belgesi ve 18 yaş altı çocuklar için muvafakatname.
Belgeleriniz konusunda emin değil misiniz?
Elinizdeki belgelerin dosyaya uygun olup olmadığını birlikte bakalım. Ücretsiz uygunluk testini başlatın ya da bize yazın.